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外注化は意思疎通が重要!相手に理解される伝え方

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こんにちは
居酒屋BARオーナー電脳せどらー
ハイボール飯島です。

耳で聞きたい人は、こちらをどうぞ!



外注化は意思疎通が重要!相手に理解される伝え方

私は現在Amazon物販や他の仕事を含め、外注さんやアルバイトリーダーさん、現在10名の方に、色々お仕事をお願いして協力して頂いています。

アルバイトリーダーさんについては、私の事務所に来てもらっているので、直接対話や身振り手振りで、やって欲しいことを伝達するので、ミスや手直しは少ないのですが、距離が遠くなるにつれて意思疎通が難しくなります。

人への伝え方で
  1. 直接対話(同空間での作業)
  2. スカイプなどでのテレビ画面対話
  3. 音声通話(電話など)
  4. 文書・テキスト・メッセージ
4つの方法があると思いますが、1が一番相互理解しやすく、2,3,4と移るにつれて、しっかり説明しないと伝わらない。理解不十分ってことが起きます。

例えば、直接対話しながら作業を進めているのであれば、間違っている点や分からない点、相手の顔色を見れば理解しているか、していないかは表情でわかることもあります。

Skypeなどの画面対話でも、直接顔を見て話をするので、相手の表情で理解できているかは確認しやすいです。ただ同空間で作業しているわけではないので、ここでちょっと認識が違うと若干ミスが発生します。

さらに音声通話になると、表情はみられない分、顔をあわせて話すより伝え方の難易度が増します。

そして、テキストや文書、メッセージについては、表情や音声が無い分、一番意思伝達が難しくなります。

以前に比べて、電話で話す機会というのが格段に減りました。

私の仕事の中でもメールとLINEとチャットワークでのやり取りがメインです。電話がかかってくるのは、営業の電話がほとんどで、普段そんなにかかってくることはないです。

そんな中、時にこの文書やメッセージで意思を伝えることの難しさを感じることがあります。表現によっては強く伝わりすぎたり、曖昧であったり、年齢や性別によっても使う言葉が違かったりします。

私も時々あるのですが、伝え方が悪いと、外注さんにやってほしい作業を依頼したのに、勘違いして違う作業をやってしまったりするケースです。

自分ではしっかり伝えるているつもりなのですが、相手が思うように行動してくれない場合は、自分の伝え方が悪いのだと思います。

そんな時、伝え方って非常に重要だなって感じます。より正確に伝えられれば、ミスや勘違いは軽減されるし、無駄な時間を使わず、短い時間で作業もできてお互いに良いです。

あまりに行き違いが多ければ、一緒に作業や仕事するのも嫌になってしまいます。

今日はそんな伝え方の中でも、文書やメール、メッセージで、どうしたら相手にうまく伝わるか?意識している点についてです。

相手に理解される文書での伝え方

1.わかりやすい簡単な単語と言葉で説明。専門用語は使わない

できるだけ簡単な単語と言葉で説明することを意識します。語彙力は人それぞれですし、年齢・性別・生活環境によって知っている言葉や使う単語は変わってきます。なので意識している点は「小・中学生」の時に使った言葉で説明すること。

難しい言葉を使おうとしても、その言葉が相手に理解されなければ、誤った行動を起こしてしまいます。

例えば、流行ってる言葉を、私が聞いても全く理解できないものもあります。

「とりま」なんて言われてもわかりません。

また、専門用語は使わないように意識しています。

先日、私のところの税理士さんから、確定申告の書類作成について「買掛金が…..」「売掛金が….」とメールがきたので「専門的なことがわからないので、確定申告の作成を税理士さんに依頼しているのですが,」とメールしたらすぐに電話がかかってきました。

文書でわかないときは、電話で話すと理解が早く解決しやすいです。

2.指示連絡は、短く簡潔に説明する

単語が多く文章が長いと、伝えたいことのポイントや何を伝えたいのかが、分からなくなってしまいます。なので、出来るだけ短く要点とポイントを押さえて伝えられるようにできればと考えています。

3.結論から先に伝え、特に重要な点は繰りかえし伝える

結論(重要なこと)を先に伝え、理由・具体例・方法を説明した上で、最後にまた結論って感じで伝えられれば、理解しやすいと思っています。

仕事であればやって欲しいことを一番はじめに伝えます。その後取り組み方や、作業方法、なぜこの作業が必要か?こんな話しをして、ラストにお願いする事を復唱するって感じです。

4.曖昧なニュアンスを使わない

日本語の柔らかい曖昧なニュアンスは、伝達や連絡では、時に非常に分かりづらくなってしまう場合があるので、良い・悪いをハッキリ伝えるようにしています。

「たぶん」「おそらく」「だと思います」など、結論を濁す言葉を使うと特に文章やメッセージであれば真意がどこにあるかわからなくなります。

300円くらいでお願いします。の「くらい」を入れると指示が曖昧になるので、300円以下で、300円で、300円以上でと単位をしっかり伝えると範囲が特定されるので、行き違いが無くなります。

対話だと出やすいのですが、文書では特に意識して、この曖昧ニュアンスを無くすようにすると良いです。

まとめ

あまりに伝えたいことが伝わらなく意思疎通にズレが出てしまうと、仕事をしていく上でも、上手く進めて行くことが出来なくなってしまいます。

特に重要な仕事であればあるほど任せられなくなってしまいますし、あまりに繰り返されるようであれば、お互いに信用出来なくなってしまいます。

私もこんなことを書きながら、上手く伝えられないこともあります。
これも相手の理解力のせいにするのではなく、自分の伝え方が悪いのだと思い改善していくと自分のスキルアップにつながります。

しっかり相手に言いたいこと伝えたいことが伝われば、ミスや無駄な作業もなくなります。お互いの時間短縮にもなり作業効率も上がり気持ちよく仕事ができるようになります。

外注さんへの作業指示だけで無く、職場や友達に話すときも自分の話がうまく伝わっていないと思う時は、一度確認意識してみると良いです。

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