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整理整頓のコツ!片付けの参考に。コクヨ式とトヨタ式とは

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こんにちは
居酒屋BARオーナー電脳せどらー
ハイボール飯島です

なかなか部屋が片付かなくて困ったとき、頼りになるのはインターネット。

「整理 整頓 簡単」などで検索するとたくさんの情報が見つかります。

その中でも今回紹介するのは、「コクヨ式整理術」「トヨタ式片付け術」

業界大手の企業が提案する整理術、片付け術です。

企業のプロが提案する方法には、何だか説得力がありそうです。

コクヨ式整理術とは


 

小学校からノートなどの文具で皆さんお世話になっていますよね。
世代を渡って使われ続ける長い歴史があります。

コクヨでは2012年に「ワークサイトラボ」を設立し、常に未来を見据えたオフィス環境の研究をしています。
コクヨ式整理術はここで生まれました。

ワークサイトラボ主幹研究員の齋藤敦子さんが、コクヨ式整理術の提唱者です。
雑誌の記事でコクヨ式のことを紹介していました。

コクヨ式とは、

「仕事を楽しみアイデアが出やすい環境を整える」
「仕事の生産性を高める環境を整える」
「時間を区切って処分しやすい環境を整える」

この考えをもとにした整理術になります。

仕事を楽しみアイデアが出やすい環境を整える

デスクは1日の大半を過ごす場所。居心地を良くしたり、楽しむことで気持ちも前向きになり、良いアイデアも生まれやすくなります。
机上に好きな小物や癒しとなる植物を置くのも良いでしょう。

生産性を高めるデスクまわりの整理術

見本となったのは、なんと「寿司屋のカウンター」。

確かに、すし職人はお客様から注文を受けてから握り終わるまで無駄な動きがありません。

寿司ネタやシャリ、道具に至るまで仕事がしやすい場所に配置されているからなのですね。

寿司屋という昔ながらの伝統からヒントを得ています。日本文化はすばらしいですね。

これをオフィスのデスクまわりに置き換え、齋藤さんはこのような整理術を考案しました。

■今日やる仕事や頻繁に使う文具は、あえて全部机上に出しておく

その都度引き出しを開けて取り出すといった動作を省略できます。

机に物が散乱しないよう定位置を決め、使い終わったら戻します。

資料はひとまとめにせず、案件ごとに色別に分類しておくと、さらにわかりやすいでしょう。

■デスク脇 1段目の引き出しは必要な文具入れ

文具が多くなってくると探す手間が増えます。

なので、文具は必要な分だけを最小限に抑えます。

引き出しの中の文具も定位置を決めましょう。

■デスク脇 3段目の引き出しは書類入れ

書類はクリアフォルダーやボックスでまとめ、入れておきます。
良く使うものは手前に、使わないものは奥に。
使わない書類が処分しやすくなります。

書類の分類方法は、コクヨ流のファイリングシステムを活用してみてください。

■デスク脇 2段目の引き出しは自由に

文具や書類以外のものは2段目になります。

■座席の上にある真ん中の引き出しは一時的に

高さが無い真ん中の引き出しには自分のものは入れず、回覧や一時的なものを入れるスペースにすると、更に机上に置くものを減らすことができます。

時間を区切って処分しやすい環境を整える-ファイリングシステム

齋藤さんが考案した、コクヨ流ファイリングシステムを紹介します。
週に1回、時間をきめてこのシステムを実行することで、書類整理が習慣化します。

■コクヨ流ファイリングシステム

・用意するもの


・システムのながれ

Step1
案件別など細かく分類した書類を、まずはクリアフォルダーに入れます。
使用頻度が高いクリアフォルダは机上に配置されます。
(1週間経過)
Step2
段々と使用頻度が低くなってきたものから、クリアフォルダーごと個別フォルダーに入れていき、3段目の引き出し手前から入れていきます。
(1ヶ月経過)
Step3
更に使用頻度が低くなってくると、個別フォルダーをファイルボックスに移動します。
引き出しへの収納場所も奥の方に移動していきます。
(1ヶ月経過)
Step4
最も奥の方に入った書類は、破棄の対象になります。
不要か迷うときには、捨てる前にスキャナなどで電子化するとよいでしょう。

トヨタ式片付け術とは


自動車を大量生産する工場でいかに早く高品質な製品をつくるか。

トヨタ式片付け術は、とにかくムダをなくします。

在庫のムダをなくす。
動作のムダをなくす。
時間のムダをなくす。

物が余計にあると、スペースの無駄づかいになり、探すというムダな時間が出てしまいます。

ホウキとチリトリが別の場所にあると、両方を取りに行くムダな動作や時間が出てしまいます。

ムダの徹底管理が片付け術につながるのです。

さらにトヨタ式には守るべき5S「整理・整頓・清掃・清潔・躾」があります。

すべて「さ行」ではじまる単語です。

整理:使う物と使わないものを分別し、使わないものは処分すること
整頓:使う物を使いやすい場所に配置すること
清掃:きれいに掃除をして、いつでも使えるようにすること
清潔:きれいな状態を保とうという気持ちをもつこと
躾 :これらを習慣づけるよう指導していくこと

これらを守ることで、ムダのないすっきりとした環境を保ち続けることができるのです。

トヨタ式片付け術で残業時間の削減に

元トヨタ自動車の社員で、今はOJTソリューションズの橋本亙さん。

長年トヨタ生産方式やトヨタの片づけを実践し指導してきました。

現在は、多くの顧客企業にトヨタ式の業務改善サービスを提供しています。

雑誌の記事で、トヨタ式片付け術の成功例について話をされていました。

ある企業にトヨタ式を提案しムダがなくなると、作業効率が上がって残業時間までも3分の1まで減らす事ができたそうです。

物の居場所を明確に

どこに何があるかすぐにわかるよう、棚や引き出しに至るまでラベルをつけます。
家の表札のようなものです。誰が住んでいるのかわかります。

物の住所覧といった一覧表を貼り出しておくと、置き場所が一目でわかります。

隠れた場所に溜まりがち

表向きはキレイになったとしても、隠れた場所に荷物を移動していることがよくあります。
そういう場所には荷物が山のように積み上がり、触れないような状態にもなりかねません。
そうならないよう、荷物を置く場所を決めたらテープで囲み、範囲を超えないようにします。
台車など用具の置き場所もテープで示しておくと、皆さんが自然に元の場所に戻すようになります。

消耗品の管理は一定に

コピー用紙、文具など消耗品の予備は、あまり多すぎても場所をとるだけです。
在庫の一定量を決めておきます。
また、発注する残量についても決めておくと、在庫切れの心配もありません。

備品が必ず帰る場所

穴開けパンチなど棚の上などに物を置いておく場合は、置き場所にテープやペンなどでシルエットを書いておくと、いつでも同じ位置に置かれ、場所だけでなく気持ちもスッキリします。

できるだけ近くにまとめる

そうじ用品をまとめて置くだけでなく、例えばシュレッダーの近くに置くことで、シュレッダー近くに落ちやすい紙切れをすぐに掃除ができます。
物を取りに行く歩数をできるだけ抑えられるような配置を考えて見ましょう。

保管期限を明記する

いつか使うと思って残しておく書類は、保管する段ボールなどに、保管期限を明記します。
期限順に並べて整理をし、期限が過ぎたものは処分していきましょう。

 

まとめ

いかがでしたか。

「片付けを制する者は仕事を制する」というくらい、片付けが大事な気がしてきました。

仕事環境の片付け方を紹介しましたが、この方法は家でも実践できそうですね。

・家の中を居心地よく片付ける

・家のムダなものを片付ける

片付け方のひとつとして、ぜひ参考にしてみてください。

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